Docked is in de regel verwerker
Wanneer Docked huuraanvragen behandelt namens een makelaarskantoor, treedt Docked in de regel op als verwerker. Wij verwerken die gegevens om het platform te leveren, volgens de instructies van het kantoor.
Beveiliging en privacy
Gevoelige documenten verdienen meer dan een inbox.
Docked helpt makelaars om documenten van klanten gestructureerd te verzamelen, beheren, delen en verwijderen, met aandacht voor privacy.
Onze aanpak
Uitgangspunten voor beveiliging en privacy
Documenten van klanten horen een duidelijk doel te hebben, een beperkte kring van mensen die ze kunnen inzien, en een einde. Deze drie uitgangspunten sturen hoe Docked in een huuraanvraag wordt gebruikt.
Gecontroleerde toegang
Documenten horen alleen toegankelijk te zijn voor bevoegde mensen. Teams van het kantoor loggen in op Docked, en een bestand wordt alleen gedeeld wanneer het kantoor daar zelf voor kiest.
Doelgerichte verzameling
Verzamel en beheer de informatie die nodig is voor de huuraanvraag. Via een begeleide upload leveren klanten die documenten op één plek aan, in plaats van via e-mail en chat.
Verantwoorde bewaring
Docked ondersteunt passende bewaar- en verwijderpraktijken. Met verwijderregels en automatische verwijdering blijven bestanden niet liggen tot iemand ze uit een inbox haalt.
Levenscyclus
Hoe Docked met documenten omgaat
Van de eerste upload tot het moment dat een bestand wordt verwijderd, blijft de aanvraag in één werkwijze.
Verzamelen
Klanten leveren hun documenten aan via een gestructureerd uploadproces.
Bewaren
Documenten worden beheerd in Docked, in plaats van verspreid over inboxen en berichtenapps.
Delen
Kantoren delen documenten van een aanvraag via een gecontroleerde deelfunctie.
Verwijderen
Bewaar- en verwijderstromen helpen kantoren om informatie gedurende de hele levenscyclus te beheren.
In het product
Beveiligingsfuncties
Dit zijn de hulpmiddelen die Docked biedt voor documenten in een huuraanvraag.
Authenticatie en toegangsbeheer
Teams van het kantoor loggen in op Docked. Alleen ingelogde gebruikers kunnen aanvragen en de documenten daarin openen.
Automatische watermerken
Docked plaatst automatisch een watermerk op documenten. Een gedeeld bestand draagt dat merk, zonder dat iemand elke PDF met de hand bewerkt.
Gecontroleerd delen
Deel geselecteerde documenten via Docked. Ontvangers openen ze via ingelogde toegang, in plaats van bestanden per e-mail of WhatsApp te ontvangen.
Automatisch verwijderen
Bewaarworkflows verwijderen documenten automatisch. Hoe lang een bestand bewaard blijft, bepaalt het kantoor.
Inzicht in documenttoegang
Toegangslogboeken laten zien wie een gedeeld document heeft geopend en wanneer. Het kantoor krijgt een melding wanneer iemand een gedeeld bestand opent.
Infrastructuur
Waar documenten van klanten worden bewaard
Documenten in productie worden in de EU opgeslagen, versleuteld, op de cloudinfrastructuur die Docked gebruikt voor opslag, inloggen en gegevensbeheer.
Opslag in de EU
De documenten van je klanten worden opgeslagen in cloudinfrastructuur binnen de EU.
Versleutelde gegevens
Documenten zijn beschermd met versleuteling in rust en tijdens verzending.
Betrouwbare cloudinfrastructuur
Docked gebruikt Supabase, gebouwd op AWS-cloudinfrastructuur, voor documentopslag, authenticatie en gegevensbeheer.
AVG
Privacyrollen, in gewone taal
De AVG (GDPR) stelt regels voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Bij een huuraanvraag gaat het vaak om identiteitsbewijzen, inkomensgegevens en contactgegevens.
Het kantoor is in de regel verwerkingsverantwoordelijke
Makelaarskantoren zijn in de regel verwerkingsverantwoordelijke. Het kantoor bepaalt welke informatie wordt verzameld, met welk doel, en hoe lang die wordt bewaard.
Docked biedt hulpmiddelen die een zorgvuldige omgang met documenten ondersteunen. Het gebruik van Docked zorgt er niet vanzelf voor dat een kantoor aan de AVG voldoet. Dat blijft afhangen van de eigen informatie aan klanten, keuzes en processen van het kantoor. Deze pagina is geen juridisch advies en geen certificering.
Contact
Vragen zijn welkom
Kantoren kunnen contact opnemen met vragen over beveiliging, privacy en afspraken over gegevensverwerking. We leggen uit hoe het platform met documenten omgaat en wat een afspraak voor jouw kantoor inhoudt.
hello@docked.nl
Een betere manier om met gevoelige documenten om te gaan.
Maak het huuraanvraagproces eenvoudiger, zonder de controle over belangrijke informatie van klanten te verliezen.